Messestand planen – so bleiben Sie am besten in guter Erinnerung

Das Ziel einer Messe-Teilnahme ist für alle Unternehmen gleich: Aus möglichst vielen Besuchern lukrative Kontakte zu machen. Aber wie? Sich aufmerksamkeitsstark zu präsentieren, ist die Motivation hinter unzähligen Meetings, die im Vorfeld die Messeplanung bestimmen. Denn natürlich soll jeder Stand positiv auffallen und nicht selten übertrumpfen sich die Unternehmen mit möglichst originellen und oftmals ziemlich aufwendigen Ideen. Welche Punkte gibt es überhaupt zu beachten? mitea hat das wichtigste für Sie zusammengetragen:

Inhaltsverzeichnis:
Ziel für den Messeauftritt
Zeitplan für die Messe erstellen
Team für den Messeauftritt
Zielgruppe und Zweck bei der Messe definieren
Messeeinladung verschicken und kommunizieren
Messestand planen
Ein Messestand Catering sollte gut geplant sein
Transport zur Messe organisieren
Messeauftritt planen mit Corona Schutzmaßnahmen

Messe auswählen

Prüfen Sie im Vorfeld genau, an welchen Messen die Firma tatsächlich teilnehmen sollte. Beachten Sie dabei ebenso die personellen und finanziellen Mittel Ihres Unternehmens. In einer Jahresplanung sollten die wichtigsten Branchenausstellungen vermerkt sein. Das können je nach Unternehmen regionale, bundesweite oder auch internationale Veranstaltungen umfassen.

Ziel für den Messeauftritt

Grundsätzlich sollten Sie im Vorfeld festlegen, welches Ziel bei Ihrem Messeauftritt erreicht werden soll. Imagepflege, Kundenzugewinn oder ein neues Produkt vorstellen? Von der Wahl der Messeziele hängt die gesamte Planung und Strategie ab. Welche Punkte sind dann bei der Planung zu beachten?

Was soll auf dem Messestand präsentiert werden? Geht es um ein Produkt oder wollen Sie die Kundenbeziehungen pflegen?
Welches ist das richtige Konzept für Sie? Viele Besucher mit einem großen Spektrum anlegen oder die Konzentration auf ein Fokusprodukt?
Welche Standgröße wird benötigt und wo soll der Stand zu finden sein? Als Kopfstand oder Inselstand stehen Sie im Fokus. Allerdings muss hier auf Design und Budget geachtet werden. Bei einem normalen Reihenstand kann Geld gespart werden, allerdings benötigt man mehr Aufmerksamkeit, um aus der Menge rauszustechen.
Benötigen Sie einen Messeaufbau einer Firma oder kommt ein mobiler Stand mit Faltwand zum Selbstaufbau in Einsatz?
Wie hochwertig soll es an Ihrem Stand zugehen? Wollen Sie Ihr Unternehmen und ein Produkt repräsentieren? Benötigen Sie einen Empfangsbereich? Möchten Sie den Besprechungsbereich offen oder geschlossen halten? Wird ein Catering benötigt?
Welche Möbel möchten Sie nutzen? Brauchen Sie noch Messetechnik? Wollen Sie diese selber kaufen oder lieber clever bei mitea mieten?
Welche Werbematerialien wollen Sie einsetzten?

Bei vielen Punkten erhalten Sie die Unterstützung der jeweiligen Messebauer. Trotzdem ist es hilfreich, sich zu diesen Punkten bereits bei der Planung Ihres Messeauftritts Gedanken machen. Bei Punkten wie Möbel oder Cateringzubehör kann mitea Ihr Ansprechpartner sein.

Zeitplan für die Messe erstellen

Erstellen Sie sich einen Zeitplan mit den Anmeldefristen und den Services, die Sie für Ihren Messeauftritt planen:

Telefon- & Internet-Anschluss
Elektro- und Wasserinstallation
Eintragung in den Messekatalog
Aussteller- und Aufbauausweise
Parkberechtigungen
Freie Eintrittskarten für Stammkunden oder Mitarbeiter

Team für den Messeauftritt

Stellen Sie ein geeignetes Team für Ihren Messeauftritt auf. Neben Marketing und Vertrieb sollten auch Vertreter der Produktentwicklung und Controlling teilnehmen. In regelmäßige Treffen legen Sie die Aufgaben der Personen fest.

Zielgruppe und Zweck bei der Messe definieren

Bei einer Produktvorstellung sollte eine gute Balance zwischen Neu – und Bestandskunden gefunden werden. Bestandskunden sollten sich dabei bestätigt fühlen, bei der richtigen Firma zu kaufen. Neukunden sollen dadurch angelockt werden. Wenn es um die Vorstellung eines neuen Produktes geht, sollte dieser Aspekt auch in den Vordergrund gestellt werden. Der fachliche Aspekt muss für den Besucher greifbar gemacht werden.

Messeeinladung verschicken und kommunizieren

Die Einladungen sollte zielgruppenspezifisch sein und unbedingt den definierten Nutzen kommunizieren. Bei Zusagen sollte mit festen Terminen gearbeitet werden. Gerade bei Entscheidern in einer Firma ist es dies wichtig. Denn trotz der tollsten Aktionen am Stand ist der Kalender dieser Personen oft zu voll, um spontane Besuche zu ermöglichen.

Neben der Telefonakquirierung sollte zur Einladung auch das Internet genutzt werden.

E-Mail-Signatur,
Newsletter,
Blogbeitrag oder News auf der Homepage,
oder Streuung über die sozialen Medien

sind wichtige Stellschrauben. Anzeigen in Fachmagazinen oder Portalen sollten Sie ebenfalls mit einbeziehen.

Messestand planen

Viele Veranstalter definieren im Vorfeld genau, wie groß und aus welchen Materialien ein Messestand gebaut werden darf. Hier ist eine genaue Planung notwendig.

Neben der Präsentationsfläche sollten Sie auch Platz für eine kleine Küche einplanen. Hier haben Sie mitea den Partner an der Hand, der Sie aktiv in diesem Bereich unterstützen kann. Weiterhin benötigen Sie Materiallager und einen Rückzugsort für individuelle Gespräche.

Legen Sie außerdem fest, welche Produkte gezeigt werden sollen und wie. Reicht Video oder Fotos oder kann das Produkt selbst im Fokus stehen.

Neben dem Personal, das die Messe betreut, sollten Sie auch Messeraufbaupersonal planen. Schreiner, Elektriker, Installateure, Caterer, Dekorateure, Übersetzer oder Hostessen. Hier sollten im Vorfeld die Preise verglichen und budgetiert werden. Ebenfalls sollte eine spezielle Versicherung geprüft werden, falls diese nicht vom Veranstalter ab gedeckelt ist.

Ein Messestand Catering sollte gut geplant sein

Ein durchaus sehr wichtiger Punkt bei jeder Messe ist die Verköstigung. Bei einer Messe ermüden die Menschen schnell aufgrund langer Laufwege. Sie werden hungrig und sind für jede Gelegenheit zur Pause dankbar. Deshalb lohnt es sich beim Messestand Catering besonders kreativ zu sein und die eine oder andere Besonderheit zu bieten. Denn nicht selten sind schon beste Kontakte entstanden, weil die Besucher bei Ihnen etwas Besonderes präsentiert bekamen.

Dann hört man: „Ja, das waren doch die mit dem exzellenten warmen Schokokuchen“ oder „Ich erinnere mich an Ihre erstklassigen Weißwürste“ … kulinarische Genüsse verfehlen Ihre Wirkung nie!

Allerdings gilt es dabei, auf potenzielle Fettnäpfchen zu achten: Alles was tropft oder anderweitig kleckert, lehnen viele Menschen ebenso dankend ab wie geruchsintensive Nahrung, z. B. Knoblauch oder Meeresfrüchte. Auch auf allzu Exotisches oder starken Alkohol sollten Sie im geschäftlichen Umfeld besser verzichten. Zudem spielt auch die Sicherheit eine Rolle: Frontcooking mit einer Fritteuse oder flambierte Pfannkuchen können schnell gegen feuerpolizeiliche Auflagen verstoßen.

Eine weitere Frage ist bei der guten Wahl Ihrer Speisen entscheidend: Passt das, was Sie servieren, zu Ihrer Marke? Für Premiumhersteller sind Würstchen auf Papptellern ebenso unpassend wie Hummer oder Kaviar für ein trendiges Start Up.

Beruhigend ist in jedem Fall, dass Sie mit mitea schon mal den Partner gefunden haben, der Ihnen alles direkt an Ihren Messestand liefert, was Sie für Ihr perfektes Catering brauchen – ganz gleich, wie es letztlich mundet!

Transport zur Messe organisieren

Vom Kuli über Ausstellungsstücke bis zum Messestand, alles muss rechtzeitig vor Ort sein. Daher planen Sie auch an den Hin- sowie Rücktransport aller Materialien bei der Messe.

Messeauftritt planen mit Corona Schutzmaßnahmen

Aktuell müssen bei jedem Messeauftritt auch die aktuellen Rahmenbedingungen durch die Corona-Pandemie beachtet. mitea gibt wichtige Tipps zur Hygiene und Abstand, die Sie bei ihrer Planung beachten sollten:

Abstand & Belüftung am Messestand

Physische Kontaktpunkte wie Theken, Tische und Türklinken reduzieren
einen Mindestabstand von 1,5 Metern bei der Besucherführung einplanen.
offene Bauweise mit ausreichenden großen Freiflächen für eine besser Durchlüftung
Besprechungsbereiche großzügig dimensioniert
Präsentationsflächen und Exponate so angeordnet, dass es Staupunkte vermieden werden

Organisation: Termine vereinbaren & Daten erfassen

Schulung des Standpersonals zu den Hygiene- und Arbeitsschutzmaßnahmen
Bestimmung einer Person als Verantwortlicher für die Hygienemaßnahmen
Einplanung von Kapazitäten für die Nachverfolgung von Kontaktpersonen bzw. Kontakterfassung
Grösstmöglich, Termin im Voraus vereinbaren
Digitales Infomaterial z. B. via QR-Code zum Einscannen, erstellen

Hygienemaßnahmen am Messestand

für ausreichend Desinfektionsmittelspender sorgen (am besten kontaktlos)
Einmal-Mund-Nasen-Schutz als Service bereithalten
Kontaktflächen regelmäßig und in kurzen Zeitabständen desinfizieren.
Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes je nach aktuellen Vorgaben
Begrüßungsrituale einschränken oder generell vermeiden
Hygieneschutzmaßnahmen auch beim Catering beachten

Bei mitea erhalten Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten Ihr Hygienekonzepte optimal umsetzen. Gerne beraten wir Sie dazu an den jeweiligen Standorten auch individuell.