Firmenevent planen

Eine gute Planung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Firmenevent. Bevor Sie anfangen können, ein eindrucksvolles Firmenevent zu organisieren, müssen Sie entscheiden, welchen Zweck das Event erfüllen soll. Um welche Art von Veranstaltung soll es sich handeln? Soll es ein informeller Anlass sein, an dem Ihre Mitarbeiter und Kunden netzwerken können oder möchten Sie möglicherweise etwas Größeres und Formelleres veranstalten?

Wenn Sie das Ziel der Veranstaltung kennen, sollten Sie sich Gedanken über die Größe des Events machen und festlegen, wie viele Gäste Sie erwarten. Dies hilft Ihnen bei der Suche nach einer geeigneten Location. Planen Sie auch die Kosten, die mit dem Event verbunden sind, und stellen Sie ein zusätzliches Budget zur Verfügung, um potenzielle Herausforderungen bewältigen zu können. Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Planung nicht vergessen sollten.

Inhaltsverzeichnis:

1. Die verschiedenen Events
2. Termin finden und Einladung verschicken
3. Location und Unterhaltung
4. Speisen und Getränke
5. Dienstleister buchen
6. Ihre Firmenfeier mit mitea ausstatten

1. Die verschiedenen Events

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten und Anlässe für Firmenevents. Dies können Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern sein sowie Firmen-Jubiläen oder auch kleinere Feiern zwischendurch. Sie sollten am besten am Anfang des Jahres einen Eventplan erstellen. So können Sie auch das Budget optimal einplanen.

2. Termin finden und Einladungen verschicken

Entweder Sie haben den Termin bereits im Rahmen des Eventplans festgelegt oder Sie sind noch auf der Suche nach einem passenden Termin. Beachten Sie bei der Terminplanung in jedem Fall Feiertage, Urlaubszeiten, Großereignisse und Geburtstage von Mitarbeitern. Besonders bei Weihnachtsfeiern und Sommerfesten sollten Sie den Termin frühzeitig festlegen, damit die Mitarbeiter ihren Urlaub entsprechend planen können. Als Nächstes stellt sich die Frage: Wer ist eingeladen? Sind nur festangestellte Mitarbeiter eingeladen oder auch Minijobber, Freelancer und Praktikanten? Sollen die Mitarbeiter alleine oder mit Partnern und Familien zu der Feier kommen? Verschicken Sie die Einladungen etwa zwei bis drei Monate im Voraus per Mail oder Post und setzen Sie eine Frist für die Zu- oder Absage für eine bessere Planung.

3. Location und Unterhaltung

Die Suche nach der richtigen Location für Ihre Firmenfeier ist ein wichtiger Bestandteil bei der Planung. Beginnen Sie möglichst früh damit, nach einer passenden Location zu suchen. Dabei sollten Sie Ihre individuellen Anforderungen berücksichtigen. Sie können ein Hotel, ein Konferenzzentrum oder einen Veranstaltungsort wählen, der Ihrem Budget und der Anzahl der Gäste entspricht. Gegebenenfalls kann bei der Wahl der Location auch eine bestimmte Ausstattung eine Rolle spielen.

Berücksichtigen Sie auch eine gute Erreichbarkeit mit dem Auto und mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Organisieren Sie Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste von außerhalb und achten Sie darauf, dass diese nicht zu weit von der Location entfernt sind. Planen Sie die Jahreszeit entsprechend mit ein und sorgen Sie beispielsweise bei einer Feier im Freien dafür, dass bei einem Wetterumschwung eine Alternative zur Verfügung steht. Besichtigen Sie die Location am besten im Vorfeld, damit Sie besser einschätzen können, ob alles passt.

Versuchen Sie, eine passende Unterhaltung für Ihr Event zu finden – von professionellen DJs oder Live-Bands bis hin zu Spielen oder anderen Aktivitäten. Vor dem Essen empfiehlt sich für das Rahmenprogramm eine Eröffnungsrede. Diese kann beispielsweise von der Geschäftsführung gehalten werden und unterschiedliche Themen beinhalten wie beispielsweise einen Rückblick auf die Unternehmensgeschichte. Je nach Rahmen und Ziel der Feier können Sie auch in Erwägung ziehen, einen Gastredner zu engagieren. Musik sollte auf keinen Fall fehlen, entweder als Untermalung im Hintergrund oder als Programm, das nach dem Essen zum Tanzen anregen soll. Hierfür eignen sich beispielsweise Bands oder DJs. Zusätzlich können Sie überlegen, den Mitarbeitern zu diesem Anlass Geschenke in Form von Goodie Bags zu machen, die kleine Aufmerksamkeiten enthalten.

4. Speisen und Getränke

Die Speisen und Getränke sind die wohl wichtigste Komponente während der Betriebsfeier. Vor dem Essen sorgt ein Sektempfang für eine nette Begrüßung und die Mitarbeiter können sich in einer lockeren Atmosphäre austauschen. Für das Catering stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Welche der Möglichkeiten am besten zu Ihrem Event passt, hängt von mehreren Faktoren ab, denn jedes Catering hat seine Vorteile.

Ein Menü kann im Vorfeld sehr gut geplant werden, muss aber auch schon bei der Planung die jeweiligen Bedürfnisse der Gäste berücksichtigen. Einige Gäste haben möglicherweise Lebensmittelunverträglichkeiten oder ernähren sich vegetarisch oder vegan. Ein Buffet ist deutlich interaktiver und Sie können für jeden Gast etwas Passendes anbieten. Allerdings sollten Sie bedenken, dass das Essen dadurch unruhiger wird, weshalb sich ein Buffet nicht für jeden Rahmen eignet. Eine Speisekarte ist eine gute Mischung aus den beiden zuvor genannten Optionen.

Legen Sie außerdem vorher fest, welche Getränke es auf der Feier geben soll und ob Sie auch Alkohol ausschenken möchten. Fragen Sie bezüglich der Speisen und Getränke zuvor beim Veranstalter der Location nach. Möglicherweise bietet dieser auch ein Catering, einen Getränkeausschank und entsprechendes Personal an.

5. Dienstleister buchen

Vergessen Sie nicht, die folgenden Dienstleister rechtzeitig zu buchen:

  • Druck der Einladungen
  • Location und Personal
  • Dekoration und Inventar
  • Catering
  • Programm (DJ, Band, etc.)
  • Gastredner (optional)

6. Ihre Firmenfeier mit mitea ausstatten

Wenn Sie eine Firmenfeier planen, dann ist mitea Ihr zuverlässiger Partner an Ihrer Seite. Bei uns können Sie Inventar, Catering-Produkte, Dekoration und vieles mehr ganz einfach mieten. Damit ist Ihre nächste Firmenfeier perfekt ausgestattet und Sie haben eine Sorge weniger. Stöbern Sie durch unseren Shop und kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen haben.